Casus Makelaardij
Hoe een makelaarskantoor efficiëntie en klanttevredenheid verhoogde met AI-Integraties
AI Receptionist & AI Chatbot
Makelaarskantoor gespecialiseerd in het verhuren & verkopen van woonruimtes.
De uitdaging
Van Dijk Vastgoed worstelde met drie belangrijke uitdagingen:
- Gemiste leads:
Veel woningzoekenden belden buiten kantooruren, waardoor kansen verloren gingen.
- Hoge werkdruk:
Medewerkers besteedden veel tijd aan repetitieve taken zoals het beantwoorden van e-mails, het plannen van bezichtigingen en het opvolgen van leads.
- Complexe processen: Het beoordelen van kandidaten op geschiktheid voor specifieke woningen was tijdrovend en leidde regelmatig tot vertragingen in het verhuurproces.
Het kantoor zocht een oplossing die zowel de klanttevredenheid kon verhogen als de interne processen kon stroomlijnen, zonder dat het bedrijf extra personeel hoefde in te huren.
De oplossing
Van Dijk Vastgoed implementeerde een dubbele AI-oplossing: Een AI-receptionist en een AI-chatbot. De AI-receptionist verwerkte oproepen en e-mails, plande afspraken in en volgde leads op, zelfs buiten kantooruren.
De AI-chatbot begeleidde woningzoekenden op de website, hielp bij het vinden van passende woningen en het inplannen van bezichtigingen. Beide systemen automatiseerden repetitieve taken, verhoogden de efficiëntie en verbeterden de klantbeleving zonder extra personeel in te zetten.
Hoe Werkt Het?
Oproepen en E-mails afgehandeld , leads verwerken door de
AI Receptionist en AI Chatbot
AI Receptionist & AI Chatbot
Telefoongesprekken
De AI-receptionist neemt alle inkomende oproepen aan, zelfs buiten kantooruren. Woningzoekenden kunnen vragen stellen, bezichtigingen inplannen of meer informatie over woningen opvragen.
Voorbeeld: Iemand belt om 20:00 uur met de vraag of een woning huisdieren toestaat. De AI-receptionist raadpleegt de kennisbank en geeft direct een antwoord.
E-mails
Binnenkomende e-mails worden door de AI verwerkt. Kandidaten ontvangen direct een gepersonaliseerde reactie met verdere stappen of beschikbare tijdslots voor bezichtigingen.
Leadverwerking
Wanneer een woningzoekende interesse toont in een specifieke woning, verteld de AI-receptionist automatisch over de woning en laat een reactie achter in het CRM systeem.
Woningzoekenden begeleiden
De AI-chatbot helpt bezoekers bij het vinden van een woning die aan hun eisen voldoet. Het stelt vragen zoals budget, gewenste locatie en aantal kamers en toont alleen relevante woningen.
Bezichtigingen inplannen
De chatbot biedt beschikbare tijdslots voor bezichtigingen en plant deze direct in de agenda van de makelaar.
Voorbeeld: Een kandidaat wil een woning bezichtigen en kiest via de chatbot een tijdstip dat zowel voor hem als voor de makelaar beschikbaar is.
Afwijzing van ongeschikte kandidaten
Als de kandidaat niet aan de eisen voldoet (bijvoorbeeld een te laag inkomen), geeft de chatbot dit op een vriendelijke manier door en biedt alternatieve opties of tips.
Bevestigingen en herinneringen
Nadat een bezichtiging is ingepland, ontvangt de woningzoekende een automatische bevestiging per e-mail én een herinnering via sms een dag voor de afspraak.
Afwijzingen
Kandidaten die niet aan de woningcriteria voldoen, ontvangen automatisch een afwijzing met uitleg, waardoor de makelaar zich alleen op geschikte kandidaten hoeft te concentreren.
Resultaten
Tijdwinst voor Medewerkers
Tijdwinst voor Medewerkers
De AI-receptionist en chatbot namen meer dan 70% van de repetitieve taken over, waardoor medewerkers zich konden focussen op persoonlijk contact en complexe dossiers. Bezichtigingen werden binnen enkele seconden ingepland, zonder menselijke tussenkomst.
Verhoogde Klanttevredenheid
Verhoogde Klanttevredenheid
Woningzoekenden waardeerden de snelle respons en het gemak van 24/7 service. De chatbot hielp meer dan 85% van de websitebezoekers binnen een paar minuten aan relevante informatie.
Stap 3
Meer leads, snellere verhuur
Gemiste oproepen werden volledig geëlimineerd. Leads werden automatisch doorgestuurd via sms, waardoor het kantoor sneller kon handelen. Dit resulteerde in een 40% snellere verhuur van woonruimtes en 60% meer woning leads.
Efficiënte screening
Efficiënte screening
Dankzij automatische afwijzingen hoefden medewerkers geen tijd meer te besteden aan ongeschikte kandidaten. Dit stroomlijnde het verhuurproces en zorgde voor betere matches tussen huurders en woningen.
Conclusie
Door de integratie van een AI-receptionist en chatbot transformeerde Van Dijk Vastgoed de manier waarop het kantoor met woningzoekenden communiceerde. Dit leidde niet alleen tot een efficiënter proces, maar ook tot meer tevreden klanten en een significante verhoging van de omzet.
Dankzij de AI-oplossingen hoeven we geen enkele kans meer te missen en kunnen we onze klanten altijd snel en professioneel helpen – zelfs als we zelf niet beschikbaar zijn.” – Jan van Dijk, Directeur Van Dijk Vastgoed.
